働き方改革の時代、最も注目されているデジタルツールはRPA
多くの購読者様が働き方改革対策について、何かしら取り組んでおられるかと存じますが、進捗や成果についてはいかがでしょうか？
取り組みの中で以下のようなお悩みはございませんか？
・社員の作業時間を洗い出したが、そこからどうすれば良いかわからない。
・「不要な業務を削減しなさい」と社員に発破をかけているが、社員からは「不要な業務はない」と反発される。
・IT商社から様々な業務効率化ツールを紹介されるが、本当に効率化されるか不透明。
・そもそも何をするべきかわからない。
以上のお悩みを解決する手段として近年注目されているツールが「RPA」です。
RPAとは、Robotic Process Automation の略で、
「データ入力」「資料作成」「受発注/見積書作成」など、人間がＰＣを操作して実施している単純作業を、代わりにロボットがPCを操作するツールのことです。
これまで人間が行っていたパソコン仕事を無人化することが可能となるため“デスクワーク効率化”の新たな時流になっております。
RPAを導入することにより、主に次の効果を得ることができます。
１）業務効率化
単純作業は人間よりも早く正確に行うことができるため、コスト削減・ヒューマンエラーの防止に繋がります
２）人事・労務問題解消
業務を人間からRPAに置き換えることで、残業時間を削減し、休日の確保に繋がります
３）業績アップ
「集計だけで手一杯」「申込書の入力で精一杯」といった、単純作業に忙殺された状況を解消し、
付加価値の高い業務に集中することができるため、業績の向上に繋がります。
以上のように、まさに営業活動の「働き方改革」を推進するための必須ツールということができるでしょう。
会社の規模が小さくても、業種を問わず効果を発揮
よくRPAを取り上げますと、
「規模と人数の大きい企業でなければ効果が無いのでは？」
「製造業や商社では時期尚早では？」
と言った声をいただくことが多いです。
確かに上記のようなご意見はもっともで、約100人以下の企業様や、製造業・商社での活用事例に乏しいことは事実ではあります。
しかし、上記に挙げたような規模・業種であってもRPAによる「働き方改革」に成功している事例も確かにございます。
例えば
1)「違算チェック業務の無人化」 ・・・数十人規模の商社の事例
仕入先からくる請求書一覧と自社の基幹システムの内容と数字が合っているか、毎月確認をしていますが、それを違算チェックといいます。
各案件の内容と金額を請求書と基幹システムを交互ににらめっこしながら、間違った案件を見つけることは至難の業です。
その業務をRPAに置き換えることで、平均して約５日程度かかっていた業務が数時間で完了するようになりました。
2)「入金消込業務の無人化」 ・・・数十人規模の商社の事例
銀行入金履歴を見て、主に各得意先が正しい時期に正しい金額を入金しているか毎月確認をし、システムに正しく入力する業務を入金消込業務といいます。
「違算チェック」と同様に入金有無や誤りを見つけることは時間がかかりますし、そもそもシステムに入力すること自体が時間のムダです。
その業務をRPAに置き換えることで、平均して約６日程度かかっていた業務が数時間で完了するようになりました。
3)「購入部品発注の無人化」 ・・・50人前後の製造業の事例
特に製造業の場合、「部品ばらし(組図を構成する購入部品の一覧を作成する業務)」後に、MISUMI やモノタロウで購入部品を発注する業務が毎日のようにあります。
こちらの購入部品の一覧表をもとに人間が購入する業務を、代わりにRPAが行うことによって、毎日１時間程度は費やしていた業務を０秒にすることが可能になりました。
4)「見積依頼書・発注書処理業務の無人化」 ・・・100人規模のメーカーの事例
商社から毎日何百枚もくる、FAXの見積依頼書・発注書を基幹システムに打ち込む業務は、１～２人専任で毎日あたるほど膨大でした。
こで、OCRという「手書きや印刷された文字を、テキストに変換するツール」を用いることでRPAがそのテキストを人間の代わりに基幹システムで打ち込むことにしました。
結果として専任体制を解消し、入力内容のチェック業務だけになりました。
以上の業務はほんの一例です。
読んでいただいて感じられたかもしれませんが、製造業・商社でなくても1)～４)に類似する業務はあります。
このように、工数の大小はあれど使い方次第で、RPAはどのような業種・規模でも効果を発揮することが可能です。
勿論、1)～4)の事例は船井総研でサポートしているもので、他にも様々なRPA活用事例がございます。
ご興味がありましたら、お気軽にご連絡ください。
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