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【製造業・商社向け】コロナ情勢下でも商談を進めるためのWeb会議ツールの選び方

 

コロナウイルスの影響で取引先に会えない

新型コロナウイルスの報道がされてから早1か月強。
患者数は3月27日時点で増え続け、依然として日本国内は不要不急の外出自粛や移動の制限を通達され、
オリンピックも延期が決定し、まさに緊急事態です。

そのような中で必要な施策は3月30日にメールマガジン配信しました
「緊急!コロナ対策:営業が行かなくても売れる仕組み「セールステック」を3ヶ月で導入する方法」
にもご紹介しましたので、まだご覧になられていない方はぜひご覧ください。
https://seizougyou-koujoukeiei.funaisoken.co.jp/maker/9964/

このように製造業や商社も例にもれず、顧客・取引先から打ち合わせNGをもらう、
あるいは社内での打ち合わせに制限がかかるなど、
会って話ができない状況を強いられているのではないでしょうか。

しかし、製造業も商社も重要な取り決めや取引においては、
会って打ち合わせをすることが、
まだまだ「常識」かつ「ほぼ必須」であることも事実で、
メールや電話だけでは、なかなか話が進みません。

そうした中で、急速に導入が進んでいるツールがWeb会議ツールです。

 

補助金が一時的に充実している今こそ、Web会議ツール導入のチャンス

Web会議ツールとは、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、
資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールのことをさします。
インターネット回線につながっているパソコンがあれば、場所を選ばずどこからでも接続することができ、
PC画面の共有を、顔を見せ合いながらできます。

このため、「会って話ができない状況」を補い、メールや電話だけでは進まない取引、
口座開拓、仕様決定などの打ち合わせをスムーズに進めることが可能になります。

また最近では、緊急のコロナウイルス対策として
Web会議ツール導入のための補助金も充実してきました。

例えば「時間外労働等改善助成金(厚生労働省)」、「事業継続緊急対策助成金(東京都)」、「IT導入補助金(経済産業省)」などがあげられます。
「IT導入補助金」は、臨時対応として「在宅勤務制度(テレワーク)の導入に取り組む」場合は加点としており、
国策としてWeb会議ツールの導入を全力で支援している状況です。

このWeb会議ツールの急速な普及により、製造業・商社においてもWeb会議で重要な取り決めを行うことが、次第に常識となってきました。
このように「会って打ち合わせができず」「助成金・補助金が充実している」
今こそWeb会議ツールを入れる絶好のタイミングといえます。

 

「つながる前が快適」or「つながった後が快適」、2種類のWeb会議ツールを導入するべき

では、数あるWeb会議ツールの中で、どのようなWeb会議ツールを選ぶべきなのでしょうか。
インターネットで検索すると、様々な分類方法を提示しているページが見つかり混乱しますが、実は、大きく2種類しかございません。

「つながった後が快適」と「つながる前が快適」の2種類です。
そして、いずれか一方ではなく 実は、いずれも導入することが理想なのです。

コロナウイルスの影響で、Web会議ツールを導入している企業は数多くありますが、
いずれか一方のみを導入している企業が大半です。
ぜひ本メルマガを機会に両方の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

それでは、「つながった後が快適」と「つながる前が快適」の2種類のWeb会議ツールについて紹介します。

 

「つながった後が快適」なWeb会議ツールとは、遅延なくスムーズなツールのこと

まず「つながった後が快適」なツールとは、1回打ち合わせをしたい人物と接続をしてしまえば、
遅延なくスムーズに画面・カメラが共有できるWeb会議ツールのことです。

Web会議ツールには、繋いでも音声が途切れる・届きにくい、
画面がカクカクになるなど一度繋いでみても回線速度が遅く、
意思疎通が満足にできない場合も残念ながらございます。

つまり、回線速度の早いWeb会議ツールが「つながった後が快適」ということで、
その中でも低額、あるいは無料で使えるものを選ぶのが鉄則となります。

例えば、”ZOOM”・”Where by”といった、世界標準となっているWeb会議ツールが代表格で、
世界規模で普及しているだけあって、比較的音声・画面・カメラがクリアで意思疎通を
ストレスなくすることができますし、無料の範囲内でも十分にWeb会議が可能です。

ただし、このような「つながった後が快適」なWeb会議ツールは、
URLのやり取りが発生、およびPCの設定や操作の慣れが必要となる点が欠点となります。

このため、社内会議や仕入先との打ち合わせ、あるいは密にやり取りができる
既存顧客との打ち合わせに向いているものとなりますが、
それほど関係性のない顧客や、見込み客相手に使用するには向かないツールになります。

なぜなら、大抵は、URLのやり取り、PCの設定や操作方法の習得に労力を割いてくれませんし、
初回に接続して会議をするまでに時間がかかるためです。

このような欠点を補ったWeb会議ツールが「つながる前が快適」なツールです。

 

「つながる前が快適」なWeb会議ツールは、グーグル・ヤフー検索してもらえばすぐに開始できるツール

「つながる前が快適」なツールは、URLのやり取りやPCの設定、操作方法の習得は不要なタイプのWeb会議ツールのことです。

どのように、相手と接続するかというと、Meet inという有名なシステムの
手順を解説すると以下のようになります。

①まずは電話で会話をする
②電話口のお客様に「ミートイン」あるいは「meet in」とグーグルかヤフーで検索してもらい、meet in のトップページに誘導する
③お客様に「aaaa」「funai」など予め決めた記号を、入力してもらう
④画面の共有完了
⑤電話を繋いだままでWeb会議開始

よって、メールなどによるURLの共有も不要で、電話を切らずにそのままWeb会議が開始できますし、
音声接続などの煩わしい設定を相手側に強いることがないので、
「つながった後が快適」なツールではURLの共有することすら困難な、
見込み客や電話営業、関係性の薄い顧客からの問い合わせに適しております。

他にもbellfaceというツールが有名で、接続手順は概ね同じです。
これらのツールの弱点は、多人数接続や長時間の回線速度維持、音声の接続などで、
meet inは、例外的に上記に対応できるように設計されておりますが、
基本的には「つながる前が快適」と「つながった後が快適」の両ツールがあって初めて、Web会議を十分に導入できているといえます。

 

Web会議ツールの代理店となってマージンを得ることも可能

なお、Web会議ツールの中には代理店となって他社に外販することで、バックマージンを得られるようになっているツールも数多く存在します。

このため有料のツールを導入し、同じツールをお客様におすすめすることで”元”をとる、
あるいは、機械工具商社などの生産財を扱う商社は、既存顧客に積極販売されているところもございます。

コロナウイルス対策が叫ばれている中、お客様にオススメして使い方を含めてサポートすることで
お客様とのWin-Winを目指すことも意義深いことではないかと筆者は考えます。

 

船井総研でもWeb会議ツールでセミナー配信中

いかがでしょうか。

・コロナウイルスの状況の中、Web会議ツールを導入することは必須。
・今ならお客様や取引先、社内に浸透させる絶好のチャンス。
・Web会議ツールは「つながった後が快適」と「つながる前が快適」の2種類のツールを導入するべき

とお伝えしました。

しかし、実際に導入いただく際に、実際どのくらい快適にWeb会議できるのかどうか、
実際に体験していただくことをお勧めします。

船井総合研究所でも、Webを使ったセミナーを随時企画中で、現在は以下のセミナーを受付中です。

◆板金加工業経営セミナー
https://www.funaisoken.co.jp/seminar/057717

◆機械加工業経営セミナー
https://www.funaisoken.co.jp/seminar/058090

◆部品加工業 医療機器参入セミナー
https://www.funaisoken.co.jp/seminar/059578

以上のWebセミナーにご参加いただくことで、業界の時流や成功事例を知りつつ、
Web会議ツールの性能を体感いただくといった、
一石二鳥の機会にしていただけますと幸いです。

船井総合研究所 中小企業診断士
橋本 吉弘

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↓↓↓ 無料個別相談のお申し込みは下記URLからどうぞ。
https://funaisoken.ne.jp/seizougyou-koujoukeiei/inquiry.html

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